Como convidar palestrantes e atrações para convenções

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Escolher o palestrante correto é crucial para o sucesso de qualquer convenção. Afinal, o convidado ou a atração são as peças-chave para a convenção. Eles que definirão o nível de disputa que o seu evento vai ter. Todo o processo de escolha de palestrantes e atrações deve ser cuidadoso e levar em consideração o objetivo da convenção, o perfil do público que se deseja atrair e as expectativas. Além disso, é importante saber o orçamento disponível e o retorno de investimento que se espera.

Com a escolha feita, é o momento de abordar o palestrante escolhido — ou a atração — e convidá-lo para fazer parte do evento. Essa etapa é muito importante para que a convenção saia de acordo com o que foi planejado.

Quer saber como? Fique tranquilo, pois vamos dizer qual é o jeito certo de fazer esse convite. Confira!

Como escolher as atrações certas para cada tipo de evento?

Quando se organiza um evento em que se conta com palestrantes e atrações, é essencial que se tenha alguns cuidados no momento de selecionar os convidados. É preciso planejar desde o orçamento até a expectativa do público.

O primeiro passo é definir o tipo de palestra. É um compartilhamento de experiências ou algo motivacional? O passo seguinte é definir o perfil do convidado. Palestrantes ganham suas experiências das mais diversas maneiras. Qual a mensagem que o evento quer transmitir?

O horário do evento também pode influenciar na escolha. Uma palestra logo cedo precisa ter um palestrante com perfil mais inspirador e sereno. Por exemplo, quando o evento acontece logo depois do almoço, o convidado precisa ser extrovertido e capaz de reter a atenção de todos. 

Como realizar o convite da melhor forma?

Agora que você já tem um perfil alinhado à temática do evento para atrair um grande número de pessoas, é o momento de fazer a ponte entre esse profissional e a ação da sua empresa. O processo de elaboração do convite exige alguns cuidados. 

Existem algumas maneiras de iniciar esse contato, que podem ser muito benéficas e eficientes. Então, se você está precisando convidar algum profissional para falar com sua empresa, vai gostar das dicas abaixo. Veja como fazê-lo corretamente!

Faça o convite por e-mail

Envie um e-mail como convite para o palestrante. É essencial que seja básico, simples e preciso.Expresse a satisfação da empresa em convidá-lo para participar e fazer parte desse evento. Fale um pouco sobre o tema e o que se espera do convidado.

Dê algumas opções de datas 

Palestrantes e atrações são peças-chave para o sucesso de convenções. Por isso, apresente algumas alternativas de datas em que o evento poderia acontecer e veja, com o seu convidado, a disponibilidade dele nas datas apresentadas. Escolham juntos a que for melhor para ambas as partes.

Verifique os custos que devem ser bancados

Quando surge a necessidade de deslocamento, é de bom costume que a empresa se responsabilize por alguns custos do convidado, como hospedagem, alimentação e transporte. Muitas vezes, o próprio convidado abre mão desses benefícios extras, no entanto, é importante que sejam oferecidos.

Entenda como deve ser feito o acordo

Depois de combinar todos os detalhes, formalize todas as condições de maneira bem clara e objetiva, para que não fique nenhuma dúvida entre ambas as partes. Com tudo alinhado, é só esperar o dia chegar e ter um evento de sucesso!

Onde encontrar grandes palestrantes e atrações para convenções?

Encontrar o palestrante ideal, mesmo com o perfil bem definido, nunca é tarefa fácil. Existem diversos sites e plataformas que se propõem a ajudar você a encontrar a pessoa adequada ao perfil traçado pela empresa. Outro caminho, que pode ser mais eficiente, é usar a sua rede de contatos e pedir indicações.

Escolher o palestrante — ou a atração — certo para o seu evento não é tarefa simples. Não se encontra a pessoa ideal apenas com uma pesquisa no Google. É necessário muita pesquisa, planejamento, atenção e delicadeza do profissional responsável.. Existe um processo e estratégia capazes de ajudar a garantir o sucesso do evento.

Agora que você sabe onde encontrar e como convidar palestrantes e atrações atraentes para seus eventos corporativos, é hora de colocar as dicas em prática e criar um evento incrível! Aproveite e assine nossa newsletter para receber outros conteúdos como este!

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